[摘要]
把简单的事做成不简单的事，也算是一种成功。 这是星月会议服务有限公司总经理田斌颇为推崇的一句话。田斌做会议活动已经有七年的历史，他深知一个商业性会议成功的关键所在：“在会议活动的最终评判中，最关键的就是现场的效果。甲方——即会议的主办方最终要达到的目的，也在于此。” 如何取得最理想的现场效果呢？需要注意三个要点。

彩排：不可或缺

田斌认为不同的会议有不同的重点。例如一个...

把简单的事做成不简单的事，也算是一种成功。 这是星月会议服务有限公司总经理田斌颇为推崇的一句话。田斌做会议活动已经有七年的历史，他深知一个商业性会议成功的关键所在：“在会议活动的最终评判中，最关键的就是现场的效果。甲方——即会议的主办方最终要达到的目的，也在于此。” 如何取得最理想的现场效果呢？需要注意三个要点。

彩排：不可或缺

田斌认为不同的会议有不同的重点。例如一个新品发布会，它可能要求得更多的是在会前与媒体的沟通与了解。但是任何一个会议的举办最终都需要追求现场的效果，“从主持人宣布会议开始的那一刻，一直到会议结束，整个会议进程所体现出来的效果是最终决定现场气氛的关键所在，因此在任何形式的会议活动中，彩排都是一个不可或缺的环节。” 作为承办方，必须提供一个具体的流程效果书，即将整个会议的过程，包括场地的设计图、会议具体包括哪几个流程、哪个环节有什么样的音响效果配合等，形成书面的文字交给主办方确认。在确认过程中，需要向主办方进行详细到位的描述。这个过程是前期准备工作中最繁复的。田斌说：“如果把一个会议当成一台晚会，那么这个流程效果书就是整个晚会的文字脚本，它的质量好坏，直接影响到现场的效果。” 在整个方案确认后，进行实际操作过程中要注意分工协作，将不同的专业人士“串”在一起，比如让音响、灯光、美术等不同领域的专业人员来负责整个会议活动中的不同工作。接下来就是进行彩排。 田斌说：“一般而言，一个会议或活动的彩排分两种，一种是非临场的彩排，即会议的主办与承办方一起将整个过程走一遍，及时对会议流程中不太流畅的环节进行调整与修改。另一种就是临场的彩排，包括主持、音响灯光配合、现场音乐等环节都需到位。” 田斌刚刚做完一个酒会项目，由于事先考虑的是酒会形式，需要自由、休闲的气氛，因此在演讲台上并没有设固定麦克；但是在在彩排的过程中，大家发现这个环节对整个会议的效果影响相当大，影响了特约嘉宾的发言效果，因此进行了及时的补救。 田斌说：“不同的会议有不同的彩排形式，像酒会、晚会、新品发布会等，整体流程的流畅与紧凑是很关键的。但是一些非商业性的会议，比如有大量政府官员参加的会议，其彩排的侧重点可能会有所不同。如何安排接待这些官员，如排座位，介绍次序都成为彩排过程中的重点。我在1998年做的一个通信研讨会上，在彩排过程中，光给那几位领导排座次就花了足足三个小时。做会就是这样，有很多小问题都在你认为绝对不可能出错的地方出现，一个很有质量的彩排，可以解决不少这样的‘小马虎’。一般而言，一个会议的现场彩排可以进行三到五次，一次比一次要进行得顺畅，随着这一次次彩排，主办方与承办方的底气也越来越足。”

主持：合适是关键

如果彩排是会议正式开锣前的未雨绸缪，那么当主持人宣布“会议正式开始”后，无论是主办方也好，承办方也好，对整个会议流程与效果的控制就显得无足轻重。会议的一切都掌握在了会议主持人的手中。 所以，田斌说：“主持人相当关键！”他强调，不同的会议活动，需要请风格不同的主持人，“有的主持人比较长于‘煽情’，那么一些新品发布就绝不能请他；有些主持人比较能‘煽动’，那么一些需要启发思维的会议就不能够交给他。一句话，合适是关键。比如说我前面提到的那个酒会，当初主办方提出的构想是请凤凰卫视的某知名主持人，原因是她的知名度比较大，比较容易出效果。但是我们进行了一番比较后，没有同意主办方的要求，首先因为这是一个酒会，要求主持人的气质、风格都更贴近酒会的要求，而主办方钟意的这位名主持却是以新闻报道而闻名，风格气质比较端庄雅正，让她来做酒会，恐怕不能够起到足够的效果。最后主办方接受了我们的建议，我们请了另一个女主持，她的名气可能不是特别大，但是她的整体主持风格是亲切随和，很贴近这个酒会的要求，最后取得了很好的效果。会后，主办方的老板都拉着她聊天，合影。” 选对人还只是一方面，主持人本身的现场反应也是相当重要的一环。而这一切都要求事先进行大量的案头工作。 田斌说，在每次确定一个主持人后，他们都会跟主持人有相当频繁的私下沟通，交流次数甚至超过了与主办方的沟通，包括行业的专业培训、会议内涵的交流、会议进程的沟通。田斌认为沟通的过程既是对主持人快速进入角色的一种培训，同时又是双方信心的一种反馈，“如果在沟通的过程中，彼此觉得越来越靠谱，情绪上都很兴奋，那么这个人主持人应该就会在现场有很好的即兴表现；如果主持人一直不能有足够的信心反馈过来，那么我觉得我们必需换一个人来主持。事实上，不可能每个人都有百分百的信心，只要她有足够的自信，那么剩下的可能留有遗憾的部分，可以由我们事前更细致的工作来弥补。”

亮点：点睛之笔

在九十年代中后期，国内一些IT企业领先在会议活动中推出了“暖场片”的概念，即选择一些反映企业定位与产品特性的短片在会议现场进行循环播放，这种方式既可以“吸引眼球”，又对现场的效果有着很强的烘托作用。田斌将之称之为会议活动的“亮点”：“这是决定一个会议活动可以达到什么效果的点睛之笔。” 田斌坦言，会议活动是一个依靠创意生存的行业，“只有创意的源泉不断，才有可能保证会议效果能够如人所愿。”而创意最后直接反映在会议活动的“亮点”当中。 但是“亮点”并非空穴来风，它的“亮”建立在高质量会议的基础之上。田斌介绍说，作为会议的主办方，一定要对整个会议过程有一个清晰的认识，要在事先明确几点：一是这个会议属于什么类型，是酒会、研讨会、论坛、讲座还是发布会；二要确定对象；三是希望达到什么样的效果。只有在确定了这三个要素的前提下，作为承办方的会议活动服务公司才有可能真正地做到有的放矢。 田斌指着正在播放的，刚刚完成的酒会VCD说：“你看到没有，在这个酒会的现场，没有一张椅子，所有的来宾，包括嘉宾，全都是站着参会的。这种与众不同的形式，就应该算是会议活动过程的一个亮点。因为这种酒会不是一个特别严肃的场合，需要一种比较自在的氛围，因此我提议主办方不设置座位。当时主办方觉得特别不能理解，问我：‘万一客人要站累了怎么办？’但是我最后扛下来了，结果的效果是大家都觉得特别好，特别有感觉。” 既然是“创意”性质的东西，那么再好的亮点也有阶段性，像“暖场片”，在1997年联想率先在国内IT界推出时，引人瞩目，但是不到半年，便很快成为各类会议活动的必备环节。因此这种方式本身已经没有什么新意，在举办会议过程中，更需要挖掘由这种方式延伸出来的创意。 田斌强调：“在这个行业里，没有小问题，因为再小的失误甚至是不到位，都足以令一个会议或活动失色，因此抠细节是必需的。只有抓住细节，才能令会议活动的效果如人所愿。”